Udvalgsmødet
Her finder du informationer om afviklingen af udvalgsmøder og, hvad du skal gøre forud for et udvalgsmøde, hvis du fx ønsker en sag på dagsordenen eller må melde afbud.
De stående udvalg i Randers Kommune varetager opgaver inden for et bestemt fagområde defineret af byrådet.
Udvalgene kan selv træffe en række beslutninger og afgørelser, ligesom de kan lave indstillinger til byrådet. Medlemmer af udvalgene kan også begære sager fra udvalgsmøderne til behandling i byrådet.
Udvalgene holder møder efter den besluttede mødekalender. Møderne er planlagt, så sager kan nå at blive behandlet på førstkommende byrådsmøde via økonomiudvalget.
Særligt for udvalg
I udvalgene er der en ret om at få en sag på dagsordenen. Hvis et udvalgsmedlem senest 8 dage forud for et ordinært møde skriftligt har anmodet om behandling af en sag, sætter formanden sagen på dagsordenen for førstkommende møde.
Der skal angives en dagsordenstekst, bilag samt eventuelt beslutningstema. Hvis der er angivet et beslutningstema, vil sagen komme på til beslutning i udvalget. Øvrige sager vil blive behandlet som orienteringssager.
Byrådsgrupper, der ikke har et medlem i et udvalg, kan i væsentlige spørgsmål aflevere forslag til udvalgsformanden til behandling på førstkommende udvalgsmøde. Forslaget skal afleveres senest 8 dage forud for udvalgsmødet.
Byrådsgrupper, der ikke har et medlem i et givet udvalg, kan ligeledes i væsentlige spørgsmål aflevere et skriftligt ændringsforslag til et punkt på en udvalgsdagsorden til udvalgsformanden i rimelig tid (2 døgn) forud for sagens behandling i udvalget.
Et udvalgsmedlem kan begære en beslutningssag fra et udvalg behandlet af byrådet med standsningsret efter kommunestyrelseslovens § 23.
Sager, der tages til orientering eller til efterretning, er ikke beslutninger og kan derfor ikke standses.
Standsningsret betyder, at en beslutning, der er truffet af udvalget, ikke kan udføres, men skal afvente byrådets beslutning. Byrådsmedlemmet skal have deltaget ved behandlingen af punktet og skal erklære på mødet, at man ønsker sagen indbragt til afgørelse af byrådet med standsningsret. Det er ikke et krav, at erklæring afgives under punktets behandling, men det skal som nævnt afgives under mødet, og således inden mødet er afsluttet.
Erklæringen om sagens standsning tilføjes beslutningsprotokollen.
Standsningsret kan kun anvendes ved egentlige udvalgsbeslutninger. Processuelle beslutninger, fx beslutninger om at udsætte en sag eller sende en sag i intern høring, kan ikke standses.
En sag kan anmodes behandlet af byrådet, jf. kommunestyrelseslovens § 11, ved fremsendelse skriftligt på mail til byrådet Cc direktionen. Fristen er senest 8 dage (søndag ugen før dagsordenens udsendelse) forud for et ordinært møde. Dagsordenen udsendes onsdag i ugen før byrådsmødet.
En sag der anmodes i byrådet efter § 11 uden angivelse af et beslutningstema, behandles i byrådet som en orienteringssag.
Forvaltningens forberedelse af §11-sager
Det byrådsmedlem der ønsker at sætte en § 11-sag på byrådets dagsorden, skal selv forberede sagen med en passende overskrift, fremsendelse af en dagsordenstekst, formulering af det ønskede beslutningstema samt medsende eventuelle bilag, der ønskes på sagen, eller oplyse forvaltningen om disse, hvis det er bilag, der i forvejen findes i forvaltningen (fx tidligere sager eller bilag fra tidligere sager).
Forvaltningen kan beslutte at supplere sagen med yderligere oplysninger, herunder fx hvis forvaltningen kan konstatere, at der er tale om forslag uden lovhjemmel, forslagets konsekvenser for forvaltningens arbejde, tilsvarende beslutninger allerede truffet i udvalg eller byråd og lignende.
Hvis et byrådsmedlem til en sag ønsker, at forvaltningen foretager et forberedende arbejde, fx i form af udarbejdelse af redegørelser, analyser, konkretiseringer af beslutningsforslag, fremfindelse af yderligere oplysninger, afholdelse af borgermøder om sagen m.m., kan kommunaldirektøren afvise, at forvaltningen uden yderligere politisk godkendelse foretager det ønskede forberedende arbejde af hensyn til forvaltningens ressourcer.
Hvis kommunaldirektøren afviser, at forvaltningen kan lave et forberedende arbejde, skal ønsket herom, hvis dette opretholdes, fremsættes som beslutningsforslag til politisk beslutning, jf. de almindelige retningslinjer herfor.
Hvis sagens afgørelse forudsætter denne forberedelse, må sagen efter politisk beslutning om igangsættelse af forberedelsen behandles på ny på et efterfølgende møde. Forvaltningen vil i givet fald efter politisk beslutning tage initiativ hertil.
Forvaltningen kan vælge at supplere sagen helt eller delvist med den ønskede forberedelse eller med andre supplerende oplysninger, hvis forvaltningen finder dette hensigtsmæssigt.
Nye bilag til § 11-sager
Byrådet kan beslutte, at der tilføjes yderligere bilag til sagen. Hvis byrådet ikke finder sagen tilstrækkeligt oplyst uden bilagene, kan byrådet vælge at udsætte sagen. Forvaltningen kan desuden tilføje sagsoplysende bilag til sagen.
Hvis andre byrådsmedlemmer ønsker bilag til sagen, kan det ske ved aftale med det byrådsmedlem, der har rejst sagen, som kan anmode om, at bilaget tilføjes. Anmodning om nye bilag skal ske inden for fristen for sager til byrådets dagsorden. Det vil sige senest 8 dage (søndag ugen før dagsordenens udsendelse), jf. ovenfor.
Ønsker et byrådsmedlem bilag tilføjet til en § 11-sag efter dagsorden er udsendt, kan dette alene ske ved beslutning i byrådet.
Når sagen behandles på byrådets dagsorden, afgør byrådet, hvad der skal ske med sagen. Byrådet kan fx beslutte at sende sagen til udvalgsbehandling, til besvarelse i forvaltningen eller afvise at behandle sagen. Det er ligeledes byrådet, der afgør, om en sag er tilstrækkeligt oplyst til, at den kan behandles.
Avisartikler som bilag til § 11-sager
I forbindelse med anmodning om behandling af en § 11-sag henviser byrådsmedlemmet nogle gange til en avisartikel, der ønskes vedlagt sagen som bilag. Af ophavsretlige grunde kan artikler ikke vedlægges som bilag på en åben dagsorden.
Forvaltningen vil i stedet indsætte artiklen i et lukket punkt på dagsordenen. Byrådsmedlemmet sender den fulde artikel til forvaltningen til brug for sagen.
Der er vide rammer for citering, når det drejer sig om en sag, der skal behandles i byrådet, dog er det vigtigt at huske, at den citerede tekst skal indgå i en større sammenhæng, og at ophavsmanden til teksten skal krediteres, og kilden angives.
Udvalgssager i byrådet
Udvalgssager, som er endeligt besluttet eller taget til efterretning i udvalget, kan anmodes behandlet af byrådet efter kommunestyrelseslovens § 11.
De samme regler som beskrevet ovenfor om at få en sag på byrådets dagsorden gælder også her; at anmodningen skal indgives skriftligt inden for fristen, der fremsendes en dagsordenstekst, angivelse af bilag m.v.
Beslutningssager i udvalgene kan også begæres i byrådet med standsningsret. Se nærmere i afsnit om standsningsret.
Afvikling af udvalgsmødet
Byrådet og udvalgene udøver deres virksomhed i møder, og den fastlagte mødeplan er bindende.
Mødeplanen kan som udgangspunkt kun ændres ved fornyet byrådsbeslutning.
Alle udvalgsmøder indledes med et punkt på dagsordenen, der hedder "Godkendelse af dagsorden".
Under punktet noteres fravær til mødet til brug for forvaltningens kontrol af byrådsmedlemmers tilstedeværelse.
Herudover kan eventuelle processuelle beslutninger behandles under punktet.
Mødeplanen er som udgangspunkt bindende. Aflysning af byrådsmøder eller udvalgsmøder kræver derfor enighed i hhv. byrådet eller udvalget.
Dog kan et flertal af medlemmerne i særlige tilfælde aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. I udvalg kan dette fx være tilfældet, hvis udvalget ikke er beslutningsdygtigt til mødet, eller hvis der samme dag, som mødet foreligger, er hasteindkaldt til et orienteringsmøde eller lignende i byrådet.
Borgmesteren eller formanden for udvalget kan ikke på egen hånd aflyse et møde, medmindre der enten slet ingen sager er på dagsordenen, eller tungtvejende grunde gør aflysning nødvendigt. Fx fordi vejr- eller trafikforhold gør det umuligt for flere medlemmer at komme frem til mødet.
Flytning af byrådsmøder indebærer aflysning af et møde, og samme betingelser som ovenfor beskrevet gælder under flytning af et møde.
Byrådsmedlemshvervet udøves gennem deltagelse i byråds- og udvalgsmøder, hverv man er udpeget til samt temamøder. Mødepligt indebærer, at der er pligt til deltagelse i møderne.
Når et byrådsmedlem har lovligt fravær, indkalder borgmesteren en stedfortræder. Når et udvalgsmedlem har lovligt fravær, kan valggruppen beslutte, at et andet byrådsmedlem deltager i udvalgsmødet.
Der kan meddeles fravær til et enkelt møde eller en længerevarende periode ved lovligt fravær.
Lovligt fravær foreligger, hvis fraværet skyldes helbredstilstand, graviditet, barsel, adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende. Alvorlig sygdom hos et medlems barn, ægtefælle, eller anden nærtstående kan også være en lovlig fraværsgrund. Ved "forretninger" forstås et medlems ansættelsesforhold eller selvstændige erhverv, studier, ferie m.v.
Som udgangspunkt har man dog pligt til at møde til de nævnte møder i deres fulde omfang. Det er således forudsat, at fravær kun sker i undtagelsestilfælde, også selvom det er med lovlig begrundelse.
Byrådsmedlemmer oppebærer et vederlag som kompensation for den eventuelle tabte arbejdsindtægt, man måtte have ved at deltage i byrådsmøder, udvalgsmøder samt andre møder, der griber ind i medlemmets arbejdstid. Mistet arbejdsindtægt kan således ikke begrunde fravær.
Fravær i byrådet
Der indkaldes stedfortræder til byrådet, også ved fravær af en kortere varighed. Der kan således indkaldes stedfortræder til et enkelt møde.
Medlemmet skal give besked til borgmesteren om sit fravær fra byrådet, herunder fraværsgrunden og varighed, hvorefter borgmesteren indkalder stedfortræder fra stedfortræderrækkefølgen til det byrådsmøde eller den periode, der er fravær.
Fravær i udvalgene
Også ved fravær i udvalgene kan der indkaldes stedfortræder til et enkelt møde. I udvalgene skal der gives meddelelse til direktøren på området samt til valggruppen. Det er den valggruppe, der har indvalgt medlemmet i udvalget, der beslutter, om der foreligger lovligt fravær, og om der skal indkaldes en stedfortræder. Stedfortræderen skal være et andet byrådsmedlem.
Bortfald af vederlag ved fravær
Reglerne om bortfald af vederlag til byrådsmedlemmer, som er fraværende fra deres hverv, er strammet op i 2020 således, at vederlag bortfalder ved fravær i et hverv i en uafbrudt periode på 1 måned.
Bortfald af vederlag gælder, uanset om der er tale om lovligt fravær, og uanset om der er indkaldt en stedfortræder. Det relevante er, at medlemmet ikke varetager sit hverv ved ikke at deltage i møder i en uafbrudt periode på 1 måned.
Bortfald af vederlag sker i forskellige situationer således:
Medlemmet har fravær til enkeltstående møder i henholdsvis byråd og/eller udvalg, og der er ikke indkaldt en stedfortræder i byrådet for en periode på mere end 7 dage:
- Byråds- og udvalgsvederlag bortfalder ved fravær til møder i det pågældende hverv i en uafbrudt periode på 1 måned, hvor et byrådsmedlem ikke har varetaget det pågældende hverv. Medlemmet modtager vederlag igen, når medlemmet på ny varetager hvervet.
- Bortfald af vederlag sker med udgangen af den kalendermåned, hvor det pågældende byrådsmedlem har haft fravær.
- Juli måned medregnes ikke i perioden på den uafbrudte måned, hvis der ingen møder afholdes i byrådet i juli måned.
- Vurderingen af, om vederlag skal ophøre, skal foretages for hvert enkelt vederlag for sig. Eksempel: Vederlaget som udvalgsmedlem kan ophøre ved månedens udgang, hvis medlemmet i en uafbrudt periode på 1 måned ikke har varetaget sit udvalgshverv, uden at det behøver at få indflydelse på det faste vederlag som byrådsmedlem, hvis medlemmet i øvrigt deltager i byrådsmøderne.
Medlemmet har fravær til byrådsmøde(r), og der er indkaldt en stedfortræder i byrådet for en periode af mere end 7 dage:
- Vederlaget til et byrådsmedlem ophører, når en stedfortræder indkaldes og indtræder i byrådet for en periode af mere end 7 dage. Medlemmet får på ny ret til vederlag, når medlemmet genindtræder i byrådet.
- Retten til vederlag ophører ikke, hvis stedfortræderen alene indkaldes til et enkelt byrådsmøde, eller hvis indkaldelsen sker for 7 dage eller mindre.
- Dette gælder kun, når der er indkaldt en stedfortræder i byrådet, og ikke i den situation, hvor et byrådsmedlem indkaldes som stedfortræder i et udvalg.
Medlemmet har længerevarende fravær pga. helbred, graviditet, barsel eller adoption og der er indkaldt en stedfortræder i byrådet:
- Et medlem har fortsat ret til at modtage vederlag i op til 9 måneder, hvis der er indkaldt en stedfortræder i byrådet og medlemmet har fravær som følge af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption.
Udvalgsmøder kan som udgangspunkt afholdes som virtuelle møder, når det er planlagt i mødekalenderen.
Byrådet kan dog som led i den generelle tilrettelæggelse af arbejdet i kommunen bestemme, om og i hvilket omfang udvalgsmøder skal kunne afvikles som virtuelle møder, og om udvalgene skal kunne planlægge ordinære møder afholdt på denne måde.
Hvis byrådet ikke fastsætter retningslinjer, der er til hinder herfor, er det muligt for et udvalg at beslutte, at (nogle af) dets ordinære møder skal afholdes virtuelt. I givet fald skal dette fremgå af udvalgets mødeplan.
Et planlagt møde kan alene ændres fra et fysisk til et virtuelt eller omvendt, hvis der er enighed.
Udvalgsformanden kan dog, medmindre byrådet har besluttet andet, tillade, at enkelte medlemmer deltager virtuelt i et fysisk møde.
Byrådet anbefaler, at virtuel deltagelse i udvalgsmøder ved formandsbeslutning kun sker i situationer, dels hvor deltagelse er nødvendig, fx af hensyn til væsentlige beslutninger, og dels hvor fraværet skyldes uforudsete hændelser som fx sygdom, dødsfald blandt pårørende og lignende. Det anbefales således ikke at tillade virtuel deltagelse ifm. fx planlagt ferie eller arbejde eller andre årsager, hvor virtuel deltagelse blot er bekvemt for det enkelte udvalgsmedlem.
Medmindre byrådet eller udvalget, fx i sin forretningsorden, har fastsat noget andet, kan udvalgets formand træffe beslutning om, at et ekstraordinært udvalgsmøde afholdes som et virtuelt møde.
Typer af sager
Sager der forelægges byrådet eller udvalgene til orientering eller til efterretning, har til formål at underrette eller oplyse et bestemt emne.
Der kan på mødet fremsættes uddybende bemærkninger og spørgsmål, men egentlig forhandling kan ikke finde sted, og der kan ikke træffes beslutning.
At der er tale om en orienteringssag/efterretningssag medfører:
- At sagen alene kan tages til orientering/efterretning
- At der ikke kan stemmes imod eller undlades at stemme
- At der ikke kan fremsættes en afvigende mening til protokols
- At der ikke kan stilles ændringsforslag
- At sagen ikke kan begæres i byrådet med standsningsret.
Hvis alle mødedeltagerne er enige herom, kan en orienteringssag dog ændres til en beslutningssag. Enighed om at sagen skal behandles som en beslutningssag, kan også ske stiltiende, fx ved at ingen protesterer imod, at der fremsættes ændringsforslag, eller at der stemmes om indstillingen. Hvis blot et byrådsmedlem protesterer mod, at sagen ændrer karakter, forbliver sagen en orienteringssag.
Et byrådsmedlem kan ikke undlade at tage en sag til efterretning. Hvis byrådsmedlemmet er uenig i den sag, der orienteres om, kan byrådsmedlemmet i stedet efterfølgende rejse en § 11-sag om emnet.
Hvad er en styrelsesvedtægt?
Byrådet har vedtaget en styrelsesvedtægt, som beskriver opgavefordelingen i kommunen, særligt omfatter den en beskrivelse af hvilke opgaver, der fordeles under de forskellige stående udvalg. Der er regler for hvad der skal stå i en styrelsesvedtægt. Udover opgavefordelingen for udvalgene er der også bestemte vederlag besluttet i styrelsesvedtægten f.eks. udvalgsformandsvederlag. En styrelsesvedtægt skal besluttes to gange med 6 dages mellemrum, da det er et af kernedokumenterne for en kommune.
Hvad er en forretningsorden?
Byrådet har vedtaget en forretningsorden, som regulerer byrådsmødernes gennemførelse. Det indeholder f.eks. taletidsregler, oplysning om afstemningsform, hvordan og med hvilke frist sager kan rejses af et byrådsmedlem til byrådet, hvordan man stiller et ændringsforslag m.v. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære byrådsmøder. De stående udvalg har egen forretningsorden, og disse er enslydende for alle udvalg.