Ret og pligt

Tavshedspligten omfatter bl.a. oplysninger om:

• Enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold
• Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed
• Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet
• Tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at oplysningerne ikke videregives
• Forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.

Der kan refereres indhold og egne synspunkter fra et lukket møde, hvis indholdet ikke er tavshedsbelagt.

Spørgsmål stiles til borgmesteren og direktionen med kopi til byrådet. Spørgsmål der ønskes optaget på et fagudvalgs dagsorden, stiles til direktøren.

Spørgsmål, som forvaltningen skønner, er ekstraordinært ressourcekrævende, kan afvises af kommunaldirektøren. Byrådsmedlemmet kan anmode om, at sagen sættes på byrådets dagsorden efter kommunestyrelseslovens § 11 med henblik på, at byrådet træffer beslutning om, hvorvidt spørgsmålene skal besvares af forvaltningen. Sagen vil blive behandlet på førstkommende byrådsmøde, jf. de allerede gældende frister for anmodning af sager til byrådet.

Spørgsmål til en udvalgssag som forvaltningen skønner, er ekstraordinært ressourcekrævende, kan afvises af den relevante fagdirektør. Byrådsmedlemmet kan anmode om, at sagen sættes på byrådets dagsorden efter kommunestyrelseslovens § 11 med henblik på, at byrådet træffer beslutning om, hvorvidt spørgsmålene skal besvares af forvaltningen. Sagen vil blive behandlet på førstkommende byrådsmøde, jf. de allerede gældende frister for anmodning af sager til byrådet.

Spørgsmål, der går på konkrete opklarende forhold, kan besvares til det enkelte byrådsmedlem, eventuelt også telefonisk.

Byrådet har vedtaget følgende hovedprincipper for forvaltningens betjening af byrådet:

• Alle spørgsmål og svar sendes til hele byrådet.
• Der er dialog med spørgeren om besvarelsen af spørgsmålet.
• Der kvitteres for modtagelsen med kopi til hele byrådet.
• Spørgsmål besvares inden for 7 arbejdsdage, medmindre det af ressourcemæssige grunde ikke kan lade sig gøre.
• Informationer med bred interesse sendes til hele byrådet.

Af hensyn til prioriteringen af forvaltningens ressourcer svarer forvaltningen ikke på spørgsmål stillet direkte fra borgere via byrådsmedlemmer. Det gælder såvel generelle spørgsmål som spørgsmål til borgernes aktuelle sager i forvaltningen.

Borgerne har mulighed for selv at stille spørgsmål direkte til forvaltningen.

Ethvert byrådsmedlem har i varetagelsen af sit hverv som byrådsmedlem ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Begæring om sagsindsigt skal rettes til forvaltningen.

Et afslag på sagsindsigt eller begrænsning af adgangen til sagsindsigt kan indbringes for borgmesteren, og i det omfang denne fastholder afslaget, vil det kunne indbringes for kommunalbestyrelsen.

Retten til sagsindsigt omfatter alene sagsmateriale, der ”i endelig form foreligger i kommunens administration” på tidspunktet for ekspeditionen af anmodningen om sagsindsigt. Borgmesteren kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder.

Et byrådsmedlem har ret til efter anmodning at få tilsendt kopi af sagsmateriale, hvori den pågældende har ret til sagsindsigt. Byrådet kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder begrænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt. Sagsindsigter fra byrådsmedlemmer gøres tilgængelig for hele byrådet. Der kan optages dialog med anmoderen om forståelse af sagsindsigten. Udgangspunktet er, at svar går til hele byrådet. I en række tilfælde, fx hvis det er meget omfangsrige sager, eller det af andre årsager kan være problematisk at sende elektronisk, kan sagerne fremlægges til gennemsyn i fx Byrådssekretariatet.

I sager med fortrolige oplysninger sendes svaret til det spørgende byrådsmedlem, og derudover orienteres resten af byrådet om, at øvrige byrådsmedlemmer kan rekvirere de samme oplysninger.

Medarbejderen bliver informeret om, at et byrådsmedlem ønsker indsigt i pågældendes personalemappe. Byrådsmedlemmets navn oplyses overfor medarbejderen. Medarbejderen får mulighed for at gennemlæse personalemappen, inden byrådsmedlemmet får adgang. Medarbejderen får således oplyst, hvad byrådsmedlemmet har bedt om sagsindsigt i.

Byrådsmedlemmet skal gennemse akterne på Laksetorvet. Der kan anmodes om kopier, og forvaltningen noterer, hvilke kopier der udleveres.

Forvaltningen offentliggør ikke til pressen, hvilke byrådsmedlemmer som har modtaget materialet, da der er tale om intern korrespondance.

Borgere gøres bekendt med, hvilke oplysninger om vedkommende byrådsmedlemmer har søgt sagsindsigt i og som eventuelt behandles i byrådet. Dermed gives borgeren mulighed for at søge aktindsigt i sagen, kommentere denne eller på anden måde korrigere fakta m.v.

Der er tale om en orientering af borgeren, ikke en partshøring.

I visse konkrete sager sker der ikke orientering. Det kan være i situationer, hvor formålet med sagsindsigten forspildes. Det kan fx være ved mistanke om kriminelle handlinger og lignende. Det byrådsmedlem der søger sagsindsigt, opfordres til at orientere forvaltningen om, hvorvidt en sådan mistanke foreligger med henblik på, at forvaltningen undtagelsesvist ikke orienterer borgeren.

Hvis et byrådsmedlem stiller spørgsmål eller anmoder om en redegørelse for en borgers sag, orienteres borgeren som udgangspunkt ikke, da der ikke er tale om egentlige sagsbehandlingsskridt i den pågældendes personsag.

Et udvalgsmedlem kan begære en beslutningssag fra et udvalg behandlet af byrådet med standsningsret efter kommunestyrelseslovens § 23.

Sager, der tages til orientering eller til efterretning, er ikke beslutninger og kan derfor ikke standses.

Standsningsret betyder, at en beslutning, der er truffet af udvalget, ikke kan udføres, men skal afvente byrådets beslutning. Byrådsmedlemmet skal have deltaget ved behandlingen af punktet og skal erklære på mødet, at man ønsker sagen indbragt til afgørelse af byrådet med standsningsret. Det er ikke et krav, at erklæring afgives under punktets behandling, men det skal som nævnt afgives under mødet, og således inden mødet er afsluttet.

Erklæringen om sagens standsning tilføjes beslutningsprotokollen.

Standsningsret kan kun anvendes ved egentlige udvalgsbeslutninger. Processuelle beslutninger, fx beslutninger om at udsætte en sag eller sende en sag i intern høring, kan ikke standses.

Byrådet har den 21. marts 2022 besluttet kodeks for forvaltningens betjening af byrådet med 7 principper:

• Forvaltningen betjener det samlede byråd og udfører de beslutninger, som byrådet vedtager.
• Forvaltningen tydeliggør det politiske handlerum.
• Forvaltningen giver alle byrådsmedlemmer adgang til de samme informationer.
• Forvaltningen er tydelig med, hvilke faglige bevæggrunde der er for beslutningsoplæggene.
• Forvaltningen synliggør, hvordan de politiske beslutninger udmøntes, og giver byrådet konkret viden om opgaveløsningen.
• Forvaltningen er åben om fejl.
• Forvaltningen er aktiv i forhold til aktuelle problemstillinger og kommunens mere langsigtede udfordringer og muligheder.