Byrådsmødet

Forud for byrådets ordinære møder afholdes spørgetid for borgerne på op til 30 minutter. Herefter er rækkefølgen for sagerne følgende:

1. Stedfortræderindkaldelser
2. Procedurespørgsmål
3. Nye udvalgssager i rækkefølgen:
   • Forvaltningens sager fra udvalgsmøder umiddelbart før byrådsmødet
   • Sager begæret i byrådet med standsningsret på udvalgsmøderne
4. Nye sager fra forvaltningen
5. Udsatte sager fra sidste byrådsmøde i rækkefølgen:
   • Sager fra udvalgene
   • Sager fra byrådsmedlemmer efter kommunestyrelseslovens § 11
6. Nye byrådsmedlemssager efter kommunestyrelseslovens § 11
7. Sager på den lukkede dagsorden.

Udvalgsmøder afholdes jf. mødekalenderen i en kadence således, at sager fra udvalgene kan blive behandlet via økonomiudvalget til byrådet.

Den første indskrevne taler for hver partigruppe har til hver sag en taletid på maksimalt 5 minutter første gang, 3 minutter anden gang og 1 minut tredje gang.

Øvrige byrådsmedlemmer har en taletid på maksimalt 2 minutter første gang og 1 minut anden gang.

Hvis der i en sag fremsættes procedureforslag om fx afvisning eller udvalgsbehandling af en sag, har det byrådsmedlem, der har rejst sagen, ret til at få ordet i maksimalt 2 minutter med henblik på at motivere sagen, inden procedureforslaget behandles. Øvrige byrådsmedlemmer kan også få ordet til procedure for en kort kommentar. Sagens materielle indhold kan ikke drøftes under procedurespørgsmål.

Byrådet kan tillade afvigelse fra de fastsatte taletider, når omfanget af en sag gør det påkrævet, eller der i øvrigt foreligger særlige omstændigheder. Begrundet anmodning fra et byrådsmedlem om at afvige de fastsatte taletider skal fremsættes overfor borgmesteren senest ved byrådsmødets start.

Et byrådsmedlem, som har været blandt mindretallet ved en afstemning i et byråds- eller udvalgsmøde, kan i beslutningssager få sin afvigende mening kort tilført protokollen. Hvis man har undladt at stemme, kan man ikke få tilført en afvigende mening.

Ønsket om at fremsætte en afvigende mening skal udtrykkes under mødet og inden mødets afslutning. I praksis sendes den afvigende mening af medlemmet pr. mail til byrådet Cc direktionen under mødet. Hvis det er til et udvalgsmøde, sendes det til udvalgsmedlemmerne, direktøren samt sekretæren for udvalget.

Den afvigende mening skal være kort og kan bestå i en tilkendegivelse om, hvad man mener, at byrådet/udvalget burde have besluttet.

Baggrunden for retten til at få sin afvigende mening tilført protokollen er at beskytte byrådsmedlemmer, der hører til mindretallet, mod medansvar for ulovlige beslutninger. Formålet er ikke at fremsætte længere politiske begrundelser for den afvigende stemmeafgivelse, og sådanne begrundelser kan derfor som hovedregel ikke protokolleres.

Der kan afgives en afvigende mening ved byråds- og udvalgsbeslutninger om selve sagen og ved procedureforslag.

En sag kan anmodes behandlet af byrådet, jf. kommunestyrelseslovens § 11, ved fremsendelse skriftligt på mail til byrådet Cc direktionen. Fristen er senest 8 dage (søndag ugen før dagsordenens udsendelse) forud for et ordinært møde. Dagsordenen udsendes onsdag i ugen før byrådsmødet.

En sag der anmodes i byrådet efter § 11 uden angivelse af et beslutningstema, behandles i byrådet som en orienteringssag.

Forvaltningens forberedelse af §11-sager

Det byrådsmedlem der ønsker at sætte en § 11-sag på byrådets dagsorden, skal selv forberede sagen med en passende overskrift, fremsendelse af en dagsordenstekst, formulering af det ønskede beslutningstema samt medsende eventuelle bilag, der ønskes på sagen, eller oplyse forvaltningen om disse, hvis det er bilag, der i forvejen findes i forvaltningen (fx tidligere sager eller bilag fra tidligere sager).

Forvaltningen kan beslutte at supplere sagen med yderligere oplysninger, herunder fx hvis forvaltningen kan konstatere, at der er tale om forslag uden lovhjemmel, forslagets konsekvenser for forvaltningens arbejde, tilsvarende beslutninger allerede truffet i udvalg eller byråd og lignende.

Hvis et byrådsmedlem til en sag ønsker, at forvaltningen foretager et forberedende arbejde, fx i form af udarbejdelse af redegørelser, analyser, konkretiseringer af beslutningsforslag, fremfindelse af yderligere oplysninger, afholdelse af borgermøder om sagen m.m., kan kommunaldirektøren afvise, at forvaltningen uden yderligere politisk godkendelse foretager det ønskede forberedende arbejde af hensyn til forvaltningens ressourcer.

Hvis kommunaldirektøren afviser, at forvaltningen kan lave et forberedende arbejde, skal ønsket herom, hvis dette opretholdes, fremsættes som beslutningsforslag til politisk beslutning, jf. de almindelige retningslinjer herfor.

Hvis sagens afgørelse forudsætter denne forberedelse, må sagen efter politisk beslutning om igangsættelse af forberedelsen behandles på ny på et efterfølgende møde. Forvaltningen vil i givet fald efter politisk beslutning tage initiativ hertil.

Forvaltningen kan vælge at supplere sagen helt eller delvist med den ønskede forberedelse eller med andre supplerende oplysninger, hvis forvaltningen finder dette hensigtsmæssigt.

Nye bilag til § 11-sager

Byrådet kan beslutte, at der tilføjes yderligere bilag til sagen. Hvis byrådet ikke finder sagen tilstrækkeligt oplyst uden bilagene, kan byrådet vælge at udsætte sagen. Forvaltningen kan desuden tilføje sagsoplysende bilag til sagen.

Hvis andre byrådsmedlemmer ønsker bilag til sagen, kan det ske ved aftale med det byrådsmedlem, der har rejst sagen, som kan anmode om, at bilaget tilføjes. Anmodning om nye bilag skal ske inden for fristen for sager til byrådets dagsorden. Det vil sige senest 8 dage (søndag ugen før dagsordenens udsendelse), jf. ovenfor.

Ønsker et byrådsmedlem bilag tilføjet til en § 11-sag efter dagsorden er udsendt, kan dette alene ske ved beslutning i byrådet.

Når sagen behandles på byrådets dagsorden, afgør byrådet, hvad der skal ske med sagen. Byrådet kan fx beslutte at sende sagen til udvalgsbehandling, til besvarelse i forvaltningen eller afvise at behandle sagen. Det er ligeledes byrådet, der afgør, om en sag er tilstrækkeligt oplyst til, at den kan behandles.

Avisartikler som bilag til § 11-sager

I forbindelse med anmodning om behandling af en § 11-sag henviser byrådsmedlemmet nogle gange til en avisartikel, der ønskes vedlagt sagen som bilag. Af ophavsretlige grunde kan artikler ikke vedlægges som bilag på en åben dagsorden.

Forvaltningen vil i stedet indsætte artiklen i et lukket punkt på dagsordenen. Byrådsmedlemmet sender den fulde artikel til forvaltningen til brug for sagen.

Der er vide rammer for citering, når det drejer sig om en sag, der skal behandles i byrådet, dog er det vigtigt at huske, at den citerede tekst skal indgå i en større sammenhæng, og at ophavsmanden til teksten skal krediteres, og kilden angives.

Udvalgssager i byrådet

Udvalgssager, som er endeligt besluttet eller taget til efterretning i udvalget, kan anmodes behandlet af byrådet efter kommunestyrelseslovens § 11.

De samme regler som beskrevet ovenfor om at få en sag på byrådets dagsorden gælder også her; at anmodningen skal indgives skriftligt inden for fristen, der fremsendes en dagsordenstekst, angivelse af bilag m.v.

Beslutningssager i udvalgene kan også begæres i byrådet med standsningsret. Se nærmere i afsnit om standsningsret.

Det byrådsmedlem, der mener, at der er forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet, skal underrette borgmesteren. Underretning skal ske tidligst muligt, men kan også ske under byrådsmødet. Man kan som byrådsmedlem ikke erklære sig selv inhabil. Det er byrådet, der i sidste ende vurderer habiliteten. Forvaltningen udarbejder en habilitetsvurdering, der vedhæftes sagen. Byrådet beslutter herefter inden den enkelte sags behandling, om der foreligger inhabilitet.

Det medlem som inhabilitetsspørgsmålet vedrører, kan deltage i beslutningen om, hvorvidt der foreligger inhabilitet, men skal forlade lokalet under behandlingen af sagen, hvis byrådet beslutter, at medlemmet er inhabilt.

Hvis det forventes, at et medlem vil blive erklæret inhabil, kan kandidatlisten kræve en stedfortræder indkaldt.

Ved sager, der af byrådet skal fremsendes til en anden myndighed, kan det medlem, der har fremsat en afvigende mening på mødet kræve, at myndigheden samtidig gøres bekendt med protokollen.

Medlemmet kan derudover ved sagens videre fremsendelse bede om at få en begrundelse for sit standpunkt med.

Retten gælder, hvor byrådet afgiver en udtalelse til en myndighed, der skal træffe beslutning i sagen, men ikke hvor byrådets beslutning sendes til en myndighed til orientering eller i høring.

Der er ikke krav om, at begrundelsen er kortfattet, og begrundelsen kan ikke kræves tilført protokollen.

Da begrundelsen ikke skal være kortfattet, er det muligt at understøtte, forklare eller uddybe begrundelsen med relevante bilag.

Der kan gives en passende frist til udformning af begrundelsen, der ikke kan kræves formuleret under mødet. Borgmesteren fastsætter fristen.

Samme ret som ovenfor gælder ved udvalgssager, hvor en sag fra et udvalg skal behandles af et andet udvalg, byrådet eller en anden myndighed. I udvalgene skal udvalgsformanden fastsætte fristen.

Forvaltningen vedhæfter begrundelse og eventuelle bilag til begrundelsen til udvalgssagen, så det klart fremgår, hvilke bilag der var vedhæftet til udvalgssagsbehandlingen, og hvilke der knytter sig til en begrundelse for en afvigende mening.

Byrådsmedlemshvervet udøves gennem deltagelse i byråds- og udvalgsmøder, hverv man er udpeget til samt temamøder. Mødepligt indebærer, at der er pligt til deltagelse i møderne.

Når et byrådsmedlem har lovligt fravær, indkalder borgmesteren en stedfortræder. Når et udvalgsmedlem har lovligt fravær, kan valggruppen beslutte, at et andet byrådsmedlem deltager i udvalgsmødet.

Der kan meddeles fravær til et enkelt møde eller en længerevarende periode ved lovligt fravær.

Lovligt fravær foreligger, hvis fraværet skyldes helbredstilstand, graviditet, barsel, adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende. Alvorlig sygdom hos et medlems barn, ægtefælle, eller anden nærtstående kan også være en lovlig fraværsgrund. Ved "forretninger" forstås et medlems ansættelsesforhold eller selvstændige erhverv, studier, ferie m.v.

Som udgangspunkt har man dog pligt til at møde til de nævnte møder i deres fulde omfang. Det er således forudsat, at fravær kun sker i undtagelsestilfælde, også selvom det er med lovlig begrundelse.

Byrådsmedlemmer oppebærer et vederlag som kompensation for den eventuelle tabte arbejdsindtægt, man måtte have ved at deltage i byrådsmøder, udvalgsmøder samt andre møder, der griber ind i medlemmets arbejdstid. Mistet arbejdsindtægt kan således ikke begrunde fravær.

Fravær i byrådet

Der indkaldes stedfortræder til byrådet, også ved fravær af en kortere varighed. Der kan således indkaldes stedfortræder til et enkelt møde.

Medlemmet skal give besked til borgmesteren om sit fravær fra byrådet, herunder fraværsgrunden og varighed, hvorefter borgmesteren indkalder stedfortræder fra stedfortræderrækkefølgen til det byrådsmøde eller den periode, der er fravær.

Fravær i udvalgene

Også ved fravær i udvalgene kan der indkaldes stedfortræder til et enkelt møde. I udvalgene skal der gives meddelelse til direktøren på området samt til valggruppen. Det er den valggruppe, der har indvalgt medlemmet i udvalget, der beslutter, om der foreligger lovligt fravær, og om der skal indkaldes en stedfortræder. Stedfortræderen skal være et andet byrådsmedlem.

Bortfald af vederlag ved fravær

Reglerne om bortfald af vederlag til byrådsmedlemmer, som er fraværende fra deres hverv, er strammet op i 2020 således, at vederlag bortfalder ved fravær i et hverv i en uafbrudt periode på 1 måned.

Bortfald af vederlag gælder, uanset om der er tale om lovligt fravær, og uanset om der er indkaldt en stedfortræder. Det relevante er, at medlemmet ikke varetager sit hverv ved ikke at deltage i møder i en uafbrudt periode på 1 måned.

Bortfald af vederlag sker i forskellige situationer således:

Medlemmet har fravær til enkeltstående møder i henholdsvis byråd og/eller udvalg, og der er ikke indkaldt en stedfortræder i byrådet for en periode på mere end 7 dage:

1. Byråds- og udvalgsvederlag bortfalder ved fravær til møder i det pågældende hverv i en uafbrudt periode på 1 måned, hvor et byrådsmedlem ikke har varetaget det pågældende hverv. Medlemmet modtager vederlag igen, når medlemmet på ny varetager hvervet.
2. Bortfald af vederlag sker med udgangen af den kalendermåned, hvor det pågældende byrådsmedlem har haft fravær.
3. Juli måned medregnes ikke i perioden på den uafbrudte måned, hvis der ingen møder afholdes i byrådet i juli måned.
4. Vurderingen af, om vederlag skal ophøre, skal foretages for hvert enkelt vederlag for sig. Eksempel: Vederlaget som udvalgsmedlem kan ophøre ved månedens udgang, hvis medlemmet i en uafbrudt periode på 1 måned ikke har varetaget sit udvalgshverv, uden at det behøver at få indflydelse på det faste vederlag som byrådsmedlem, hvis medlemmet i øvrigt deltager i byrådsmøderne.

Medlemmet har fravær til byrådsmøde(r), og der er indkaldt en stedfortræder i byrådet for en periode af mere end 7 dage:

1. Vederlaget til et byrådsmedlem ophører, når en stedfortræder indkaldes og indtræder i byrådet for en periode af mere end 7 dage. Medlemmet får på ny ret til vederlag, når medlemmet genindtræder i byrådet.
2. Retten til vederlag ophører ikke, hvis stedfortræderen alene indkaldes til et enkelt byrådsmøde, eller hvis indkaldelsen sker for 7 dage eller mindre.
3. Dette gælder kun, når der er indkaldt en stedfortræder i byrådet, og ikke i den situation, hvor et byrådsmedlem indkaldes som stedfortræder i et udvalg.

Medlemmet har længerevarende fravær pga. helbred, graviditet, barsel eller adoption og der er indkaldt en stedfortræder i byrådet:

1. Et medlem har fortsat ret til at modtage vederlag i op til 9 måneder, hvis der er indkaldt en stedfortræder i byrådet og medlemmet har fravær som følge af helbredstilstand, graviditet, barsel eller adoption.

Mødeplanen er som udgangspunkt bindende. Aflysning af byrådsmøder eller udvalgsmøder kræver derfor enighed i hhv. byrådet eller udvalget.

Dog kan et flertal af medlemmerne i særlige tilfælde aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. I udvalg kan dette fx være tilfældet, hvis udvalget ikke er beslutningsdygtigt til mødet, eller hvis der samme dag, som mødet foreligger, er hasteindkaldt til et orienteringsmøde eller lignende i byrådet.

Borgmesteren eller formanden for udvalget kan ikke på egen hånd aflyse et møde, medmindre der enten slet ingen sager er på dagsordenen, eller tungtvejende grunde gør aflysning nødvendigt. Fx fordi vejr- eller trafikforhold gør det umuligt for flere medlemmer at komme frem til mødet.

Flytning af byrådsmøder indebærer aflysning af et møde, og samme betingelser som ovenfor beskrevet gælder under flytning af et møde.

De ordinære byrådsmøder er de møder, der ligger i mødekalenderen som er godkendt af byrådet.

Ekstraordinære byrådsmøder kan afholdes, når borgmesteren eller formanden for udvalget finder det nødvendigt, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det.

Ekstraordinære byrådsmøder

Borgmesteren kan i særlige tilfælde bestemme, at et ekstraordinært møde afholdes som video- eller telefonmøde. Modsætter mindst en tredjedel af medlemmerne sig inden for en frist fastsat af formanden efter indkaldelsen af mødet, at det afholdes som video- eller telefonmøde, skal formanden i stedet fastsætte, at mødet afholdes som fysisk møde.

Oplysning om, at et ekstraordinært møde afholdes som video- eller telefonmøde og tidspunktet for mødets afholdelse, skal så vidt muligt offentliggøres. Der skal ske offentlig video- eller lydtransmission af mødet, eller en video- eller lydoptagelse af mødet skal offentliggøres snarest muligt efter mødet.

Udvalgsmøder

Udvalgsmøder kan som udgangspunkt afholdes som virtuelle møder, når det er planlagt i mødekalenderen.

Byrådet kan dog som led i den generelle tilrettelæggelse af arbejdet i kommunen bestemme, om og i hvilket omfang udvalgsmøder skal kunne afvikles som virtuelle møder, og om udvalgene skal kunne planlægge ordinære møder afholdt på denne måde.

Hvis byrådet ikke fastsætter retningslinjer, der er til hinder herfor, er det muligt for et udvalg at beslutte, at (nogle af) dets ordinære møder skal afholdes virtuelt. I givet fald skal dette fremgå af udvalgets mødeplan.

Et planlagt møde kan alene ændres fra et fysisk til et virtuelt eller omvendt, hvis der er enighed.

Udvalgsformanden kan dog, medmindre byrådet har besluttet andet, tillade, at enkelte medlemmer deltager virtuelt i et fysisk møde.

Byrådet anbefaler, at virtuel deltagelse i udvalgsmøder ved formandsbeslutning kun sker i situationer, dels hvor deltagelse er nødvendig, fx af hensyn til væsentlige beslutninger, og dels hvor fraværet skyldes uforudsete hændelser som fx sygdom, dødsfald blandt pårørende og lignende. Det anbefales således ikke at tillade virtuel deltagelse ifm. fx planlagt ferie eller arbejde eller andre årsager, hvor virtuel deltagelse blot er bekvemt for det enkelte udvalgsmedlem.

Medmindre byrådet eller udvalget, fx i sin forretningsorden, har fastsat noget andet, kan udvalgets formand træffe beslutning om, at et ekstraordinært udvalgsmøde afholdes som et virtuelt møde.

Sager der forelægges byrådet eller udvalgene til orientering eller til efterretning, har til formål at underrette eller oplyse et bestemt emne.

Der kan på mødet fremsættes uddybende bemærkninger og spørgsmål, men egentlig forhandling kan ikke finde sted, og der kan ikke træffes beslutning.

At der er tale om en orienteringssag/efterretningssag medfører:

• At sagen alene kan tages til orientering/efterretning
• At der ikke kan stemmes imod eller undlades at stemme
• At der ikke kan fremsættes en afvigende mening til protokols
• At der ikke kan stilles ændringsforslag
• At sagen ikke kan begæres i byrådet med standsningsret.

Hvis alle mødedeltagerne er enige herom, kan en orienteringssag dog ændres til en beslutningssag. Enighed om at sagen skal behandles som en beslutningssag, kan også ske stiltiende, fx ved at ingen protesterer imod, at der fremsættes ændringsforslag, eller at der stemmes om indstillingen. Hvis blot et byrådsmedlem protesterer mod, at sagen ændrer karakter, forbliver sagen en orienteringssag.

Et byrådsmedlem kan ikke undlade at tage en sag til efterretning. Hvis byrådsmedlemmet er uenig i den sag, der orienteres om, kan byrådsmedlemmet i stedet efterfølgende rejse en § 11-sag om emnet.

Forvaltningen kan også forelægge sager til drøftelse. Dette kan f.eks. være relevant, hvis et projekt er i startfase og der afsøges politiske meninger om sagen.

Forvaltningen forelægger sager til behandling i udvalg, økonomiudvalg og byråd, med forvaltningens indstilling. En indstilling er udtryk for forvaltningens forslag til beslutning.

Udgangspunktet i den styrelsesretlige lovgivning er, at byrådets møder er offentlige. Behandling af sager på en lukket dagsorden har undtagelsens karakter. Sager der begrunder dørlukning, er sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger.

Efter kommunestyrelseslovens § 10 skal en sag behandles for lukkede døre, "når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed".

De hensyn der hyppigst vil føre til behandling for lukkede døre, er navnlig:

• Hensyn til kommunens mulighed for at disponere økonomisk hensigtsmæssigt
• Hensyn til, at den enkelte borgers personlige og økonomiske forhold ikke gøres til genstand for offentlig drøftelse.

Efter normalforretningsordenen og byrådets forretningsordens § 1 gælder:

"Følgende sager skal som udgangspunkt, medmindre byrådet i det enkelte tilfælde beslutter noget andet, behandles for lukkede døre:

1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold
2. Sager om køb og salg af faste ejendomme
3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer".

Opregningen af tilfælde ovenfor er ikke udtømmende, men de tre grupper af sager skal som udgangspunkt behandles for lukkede døre.

Forvaltningen vurderer umiddelbart efter sagens behandling, om sagen i sin helhed kan åbnes.

Sager, som skal behandles for lukkede døre, er sager, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger omfattet af forvaltningslovens regler om tavshedspligt.